Privacyverklaring Flow Retail
Laatst bijgewerkt op 1 oktober 2026
Deze verklaring gaat over de app Flow Retail voor iPhone en Android en de bijhorende webtoepassing op flowretail.be. Voor de website vlretail.be zelf geldt een aparte privacyverklaring.
Wie is verantwoordelijk
VL Retail BV, Deinzestraat 14, 9810 Nazareth, België, ondernemingsnummer 0889.001.436, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in Flow Retail verwerkt worden. Vragen over privacy stuurt u naar info@vlretail.be.
Voor wie de app is
Flow Retail is een interne app voor medewerkers van VL Retail. Een account wordt aangemaakt door de organisatie; u kunt zich niet zelf registreren. De app is niet bedoeld voor klanten of andere externe gebruikers.
Welke gegevens we verwerken
- Identificatie en contact: naam, profielfoto, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum en geboorteplaats, rijksregisternummer, functie, winkel en regio.
- Gegevens voor de loon- en personeelsadministratie: rekeningnummer, contracttype, aantal uren en uurkost, interimkantoor, burgerlijke staat en sinds wanneer, naam, geboortedatum, geboorteplaats en ten-laste-status van uw partner, aantal kinderen ten laste, woon-werkafstand en vervoerswijze. Deze gegevens worden gevraagd omdat de sociale en fiscale wetgeving ze vereist.
- Dienstverband en planning: startdatum, datum vast in dienst, anciënniteit en einddatum, rooster en shifts, beschikbaarheden, verlofsaldi, verlof- en afwezigheidsaanvragen met een eventuele bijlage (bijvoorbeeld een ziekteattest), en waar u op een dag werkt.
- Tijdregistratie: in- en uitkloktijden, correctieaanvragen en de pincode voor de tikklok. De pincode wordt enkel versleuteld bewaard.
- Personeelsdossier: onboarding, gespreksverslagen, afspraken en scores, waarderingen van vaardigheden en soft skills, registraties met aanleiding en verslag, bevragingen, en documenten die u leest of ondertekent. Bij een ondertekening bewaren we uw handtekening, de naam zoals u ze typte, het tijdstip, het IP-adres en de browser waarmee u tekende.
- Inhoud die u zelf aanmaakt: berichten in de chat met foto's, bestanden, spraakberichten en reacties, to-do's, notities, winkelscans met foto's en projectinformatie.
- Technische gegevens: inloggegevens (het wachtwoord wordt enkel versleuteld bewaard), uw sessies met toesteltype, browser en laatste gebruik, en het meldingstoken van uw toestel.
Een bijlage bij een afwezigheid, zoals een ziekteattest, kan gezondheidsgegevens bevatten. Die verwerken we uitsluitend omdat de arbeids- en socialezekerheidswetgeving dat vereist, en enkel wie de afwezigheid moet beoordelen ziet ze.
De app verwerkt geen locatiegegevens en bevat geen analyse- of advertentiediensten. De camera en de microfoon worden enkel gebruikt op het moment dat u zelf een foto of spraakbericht maakt.
Waarvoor we ze gebruiken
- personeelsplanning en uurregistratie
- interne communicatie tussen collega's en teams
- opvolging van taken en van de werking van de winkels
- personeelsbeheer, opleiding en evaluatie
- meldingen over zaken die voor u klaarstaan
Rechtsgrond
De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van uw arbeidsovereenkomst en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, onder meer inzake arbeidstijd en sociale wetgeving. Voor meldingen op uw toestel vragen we uw toestemming; die kunt u op elk moment intrekken in de instellingen van uw toestel.
Wie toegang heeft
Enkel medewerkers van VL Retail met een rol die daar recht op geeft, beperkt tot hun eigen winkel of regio. Adres, rijksregisternummer, rekeningnummer, uurkost en de gegevens voor de loonadministratie (burgerlijke staat, partner, kinderen ten laste, woon-werkverkeer) zijn uitsluitend zichtbaar voor wie het personeelsdossier beheert; wie enkel mag lezen, krijgt ze niet te zien.
Verwerkers en opslag
De gegevens staan op servers van VL Retail bij Amazon Web Services in Frankfurt (Europese Unie). Voor meldingen gebruiken we de pushdienst van Expo (Expo, Inc.) en de meldingsdiensten van Apple en Google; daarbij wordt enkel een toesteltoken en de inhoud van de melding doorgegeven. E-mail wordt verstuurd via Google Workspace. Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht.
Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met derden voor commerciële doeleinden. Verder worden gegevens enkel gedeeld wanneer een wettelijke verplichting ons daartoe verplicht.
Hoe lang we ze bewaren
Personeelsgegevens worden bewaard zolang u in dienst bent en daarna zolang de wet dat vereist [te bevestigen: bv. vijf jaar na uitdiensttreding voor sociaalrechtelijke documenten]. Chatberichten, foto's en spraakberichten worden bewaard [te bevestigen: termijn]. Bij uitdiensttreding wordt uw account gedeactiveerd en vervallen alle sessies meteen.
Uw rechten
Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebt u het recht op:
- inzage in de gegevens die wij over u verwerken
- verbetering van onjuiste gegevens
- verwijdering van uw gegevens, waar de wet dat toelaat
- beperking van of bezwaar tegen de verwerking
- overdraagbaarheid van uw gegevens
U oefent die rechten uit door te mailen naar info@vlretail.be. Wij antwoorden binnen een maand. Wilt u uw account laten verwijderen, dan regelt de organisatie dat op uw vraag.
Klachten
Bent u het oneens met de manier waarop wij uw gegevens verwerken, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, of via gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Wijzigingen
Wijzigt deze verklaring, dan passen we de datum bovenaan aan. De geldende versie is altijd die op deze pagina.